Polityka prywatności WWDK

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy i chronimy dane użytkowników naszej platformy konferencyjnej. Jesteśmy zaangażowani w ochronę prywatności uczestników wydarzeń naukowych w Polsce i działamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Poniższe informacje pozwolą Ci zrozumieć zakres i cele naszych działań.

Gromadzenie i cel przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe niezbędne do organizacji i przeprowadzenia konferencji naukowych na naszej platformie. Gromadzenie danych ma charakter minimalny i służy konkretnym, jasno określonym celom związanym z funkcjonowaniem portalu oraz realizacją wydarzeń, takich jak konferencja „Współczesne Wyzwania Dietetyki”.

Podczas rejestracji na konferencję zbieramy dane pozwalające na identyfikację uczestnika oraz organizację wydarzenia. Są to zazwyczaj: imię i nazwisko, afiliacja naukowa (uczelnia, instytut), adres e-mail, tytuł naukowy oraz informacje o opłacie konferencyjnej. Dane te są wykorzystywane do stworzenia listy uczestników, programu, certyfikatów oraz komunikacji dotyczącej wydarzenia. Korzystając z formularza kontaktowego, podajesz nam swój adres e-mail, imię oraz treść wiadomości. Te dane przetwarzamy wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie.

Przetwarzanie danych w celach związanych z rejestracją i organizacją konferencji naukowych opiera się na niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przetwarzanie danych księgowych wynika z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. W pozostałych przypadkach, np. analityki stron, opieramy się na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Pliki cookies i mechanizmy śledzenia

Nasza strona internetowa, jak większość nowoczesnych platform, wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka). Są to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu, które pozwalają na prawidłowe działanie serwisu, zapamiętanie Twoich preferencji oraz analizę ruchu na stronie.

Stosujemy różne rodzaje plików cookies:

• Niezbędne: Zapewniają podstawowe funkcjonalności strony, takie jak logowanie czy bezpieczne składanie zamówień. Bez nich platforma nie działałaby poprawnie.
• Funkcjonalne: Pozwalają zapamiętać Twoje wybory (np. język, region) w celu personalizacji interfejsu.
• Analityczne/Wydajnościowe: Zbierają anonimowe informacje o sposobie korzystania ze strony, co pomaga nam zrozumieć potrzeby użytkowników i ulepszać portal.

Masz pełną kontrolę nad ustawieniami plików cookies. Możesz je zmienić w opcjach swojej przeglądarki internetowej. Pamiętaj, że wyłączenie plików cookies niezbędnych lub funkcjonalnych może znacząco wpłynąć na komfort i działanie strony.

Analityka internetowa

Dla ciągłego doskonalenia naszej platformy konferencyjnej analizujemy statystyki odwiedzin i zachowania użytkowników. Pozwala nam to lepiej dostosować strukturę i treści do oczekiwań uczestników konferencji naukowych w Polsce.

Do celów analitycznych wykorzystujemy narzędzie Google Analytics 4 (GA4). W jego konfiguracji aktywowaliśmy funkcje anonimizacji adresów IP. Oznacza to, że przed przesłaniem danych do Google, Twój adres IP jest skracany w ramach państw członkowskich Unii Europejskiej, co uniemożliwia bezpośrednią identyfikację. Zgromadzone statystyki analizujemy zbiorczo, aby ocenić popularność podstron i skuteczność ścieżek rejestracji na konferencje.

Współpraca z podmiotami trzecimi

Aby zapewnić pełną funkcjonalność platformy, współpracujemy ze sprawdzonymi, zewnętrznymi dostawcami usług. Wybieramy tylko partnerów, którzy gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych.

Nasza strona oraz bazy danych są hostowane u profesjonalnych dostawców usług informatycznych na terytorium Unii Europejskiej. Podpisane z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) gwarantują stosowanie odpowiednich środków zgodnych z RODO. Do bezpiecznego przetwarzania płatności konferencyjnych wykorzystujemy zewnętrznych operatorów, takich jak Przelewy24. Podczas dokonywania płatności zostaniesz przekierowany na ich zabezpieczoną stronę. My nie przetwarzamy ani nie przechowujemy pełnych danych Twojej karty płatniczej.

Prawa użytkowników zgodnie z RODO

Zgodnie z Rozporządzeniem RODO, jako osoba, której dane dotyczą, masz szereg praw. Jesteśmy gotowi pomóc Ci w ich realizacji w zakresie, w jakim wynika to z przepisów prawa.

Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Masz także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami, wysyłając wiadomość na adres: [email protected]. W żądaniu podaj swoje imię, nazwisko oraz adres e-mail używany przy rejestracji. Wszystkie uzasadnione żądania rozpatrujemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania.

Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub zgodnie z wymogami obowiązującego prawa, w tym polskiego prawa podatkowego.

Kategoria danych	Przykładowy okres przechowywania	Podstawa retencji
Dane uczestników wydarzeń	Przez okres trwania konferencji i czas potrzebny na wydanie certyfikatów oraz rozliczenie wydarzenia, a także przez okres przedawnienia roszczeń.	Wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes administratora.
Dane księgowe i faktury	Przez okres wymagany przez polskie prawo podatkowe (np. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).	Obowiązek prawny.

Okresy przechowywania danych ustalamy, biorąc pod uwagę cel przetwarzania, charakter relacji z użytkownikiem oraz obowiązujące przepisy prawne. Po upływie niezbędnego okresu dane są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

Kontakt w sprawach ochrony danych

We wszystkich sprawach związanych z ochroną Twoich danych osobowych oraz realizacją praw możesz skontaktować się z nami lub z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

W sprawach ogólnych związanych z polityką prywatności oraz w celu realizacji praw osób, których dane dotyczą, prosimy o kontakt na adres e-mail: [email protected]. Możesz również skorzystać z tradycyjnej poczty, wysyłając korespondencję na nasz adres siedziby podany w stopce serwisu.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, który nadzoruje zgodność przetwarzania danych z RODO. Z IOD można skontaktować się bezpośrednio pod adresem e-mail: [email protected]. Wszelkie zapytania najlepiej kierować na wyżej wskazane adresy e-mail. Podkreślamy nasze zaangażowanie w ochronę prywatności uczestników konferencji naukowych.