Organizacja wydarzenia naukowego wymaga precyzji, dlatego przygotowaliśmy komplet praktycznych materiałów i narzędzi. Nasza platforma, wwdk.pl, powstała z myślą o wsparciu polskiego środowiska akademickiego w realizacji profesjonalnych konferencji. W tym dziale udostępniamy gotowe do pobrania zasoby, które ułatwią każdy etap organizacji – od rejestracji uczestników, przez promocję, aż po publikację pokonferencyjną. Wszystkie dokumenty są dostosowane do wymogów polskiego prawa i standardów naukowych, co potwierdzają współprace z instytucjami takimi jak Polska Akademia Nauk (PAN) czy Ministerstwo Edukacji i Nauki. Dzięki naszym szablonom i checklistom zaoszczędzisz czas i unikniesz błędów, skupiając się na merytorycznej wartości swojego wydarzenia.

Dokumenty rejestracyjne i formalne

Udostępniamy gotowe do pobrania formularze zgłoszeniowe, regulaminy uczestnictwa oraz wzory umów dla prelegentów, dostosowane do polskiego prawa. Te kluczowe dokumenty stanowią fundament każdej dobrze zorganizowanej konferencji, gwarantując przejrzystość zasad i bezpieczeństwo prawne dla organizatora, autorów i uczestników. Stworzyliśmy je w oparciu o doświadczenia z organizacji dziesiątek wydarzeń, w tym cyklicznej konferencji „Współczesne Wyzwania Dietetyki”. Każdy plik dostępny jest w edytowalnych formatach, co pozwala na szybkie dopasowanie do specyfiki konkretnego wydarzenia naukowego.

Formularz zgłoszeniowy uczestnika

Nasz szablon formularza zgłoszeniowego jest kompleksowy i intuicyjny. Zawiera nie tylko pola na dane kontaktowe i afiliację, ale także sekcje dotyczące wyboru typu uczestnictwa (aktywne z referatem, bierne, online), preferencji żywieniowych czy zgody na otrzymywanie materiałów pokonferencyjnych. Formularz został zaprojektowany tak, by zebrać wszystkie niezbędne informacje do późniejszej obsługi logistycznej i księgowej, w tym dane do faktury, co jest szczególnie ważne przy współpracy z instytucjami publicznymi.

Regulamin konferencji

Regulamin uczestnictwa to dokument, który precyzyjnie określa prawa i obowiązki wszystkich stron. Nasz wzór zawiera klauzule dotyczące opłat, terminów, zasad rezygnacji, praw autorskich do prezentowanych materiałów oraz procedur związanych z ochroną danych osobowych (RODO). Szczególną uwagę poświęciliśmy zapisom odwoławczym i zasadom rozstrzygania sporów, co jest rekomendowane przez środowiska naukowe, takie jak Polska Akademia Nauk (PAN). Dzięki temu organizator ma solidną podstawę do działania w przypadku nieprzewidzianych sytuacji.

Zgoda na publikację wizerunku i materiałów

W dobie powszechnego streamingu i publikowania nagrań ze spotkań, jasne określenie zasad wykorzystania wizerunku i materiałów konferencyjnych jest obowiązkowe. Udostępniamy dwa osobne, precyzyjne formularze zgód. Pierwszy dotyczy zgody na rejestrację i publikację wizerunku uczestnika lub prelegenta w mediach. Drugi, kluczowy dla autorów, reguluje kwestie publikacji abstraktu, prezentacji lub pełnego tekstu w materiałach konferencyjnych lub monografii pokonferencyjnej, z wyraźnym wskazaniem licencji.

Szablony dla autorów i prelegentów

Zapewniamy precyzyjne szablony w formatach .docx i .latex do przygotowania abstraktów oraz prezentacji multimedialnych, zgodne ze standardami naukowymi. Ujednolicenie formatu nadsyłanych prac znacząco ułatwia pracę Komitetowi Naukowemu oraz późniejszą redakcję materiałów. Dla autorów oznacza to pewność, że ich wkład merytoryczny zostanie oceniony przede wszystkim na podstawie treści, a nie błędów formalnych. Szablony są regularnie aktualizowane, biorąc pod uwagę wytyczne czołowych polskich wydawnictw naukowych.

Szablon abstraktu naukowego

Szablon abstraktu zawiera ściśle określone marginesy, czcionkę (zazwyczaj Times New Roman), interlinię oraz sekcje, które autor musi wypełnić: tytuł, autorzy i afiliacje, słowa kluczowe, cel badań, metodologię, wyniki i wnioski. Limit znaków jest wyraźnie zaznaczony. Dostępny jest zarówno w popularnym formacie DOCX, jak i LaTeX, który jest preferowany w wielu dyscyplinach ścisłych. Użycie tego szablonu jest często wymogiem koniecznym do przyjęcia zgłoszenia na naszą platformę.

Szablon prezentacji multimedialnej (PowerPoint/Google Slides)

Aby zachować spójność wizualną podczas sesji, oferujemy elegancki i przejrzysty szablon prezentacji. Zawiera on stronę tytułową z logotypem konferencji, slajdy z różnymi układami treści (tytuł i tekst, tytuł i grafika, podziękowania), a także slajdy pomocnicze z harmonogramem sesji. Szablon utrzymany jest w stonowanej, profesjonalnej kolorystyce, z dużym kontrastem tekstu do tła, co zapewnia doskonałą czytelność nawet w dużych salach wykładowych. Dostępny jest w wersjach dla PowerPoint i Google Slides.

Narzędzia do promocji wydarzenia

Pobierz gotowe pakiety graficzne (logotypy, banery) oraz teksty informacyjne do łatwej promocji konferencji w mediach społecznościowych i na uczelniach. Efektywna komunikacja jest kluczowa dla dotarcia do odpowiedniego grona odbiorców. Nasze materiały promocyjne są projektowane z myślą o różnorodnych kanałach dystrybucji – od oficjalnych stron internetowych uczelni i instytutów badawczych, po dynamiczne kanały społecznościowe takie jak LinkedIn, Twitter (X) czy Facebook grup naukowych.

• Banery w różnych rozmiarach: przygotowaliśmy zestaw grafik dopasowanych do wymagań konkretnych platform (np. wydarzenie na Facebooku, post w linkiedIn, nagłówek strony).
• Gotowe posty z copywritingiem: teksty informujące o otwarciu rejestracji, zbliżającym się deadline’ie nadsyłania abstraktów czy ogłoszeniu keynote speakerów, które można łatwo skopiować i dostosować.
• Szablony e-maili: profesjonalnie sformatowane wiadomości do rozesłania po bazach kontaktowych współpracujących instytucji.

Pakiet identyfikacji wizualnej

Pakiet zawiera podstawowe elementy identyfikacji wizualnej konferencji: logotyp w wersjach pełnokolorowej, czarno-białej oraz monochromatycznej, w formatach wektorowych (AI, EPS, SVG) i rastrowych (PNG, JPG). Znajdują się w nim również palety kolorystyczne, zestawy czcionek oraz przykłady zastosowania. Dzięki temu nawet organizatorzy bez doświadczenia graficznego mogą tworzyć spójne materiały, co buduje profesjonalny wizerunek wydarzenia. W pakiecie znajdują się także szablony plakatów w formacie A1 i A0.

Materiały promocyjne do mediów społecznościowych

Oprócz banerów, pakiet zawiera zestaw gotowych grafik w formie „karuzel” lub pojedynczych grafik z miejscem na wpisanie kluczowych informacji: daty, lokalizacji, linku do rejestracji. Przygotowaliśmy również szablony do tworzenia krótkich filmików/animacji w popularnych formatach (np. dla Instagram Stories) z użyciem motywu graficznego konferencji. Dla wydarzeń w atrakcyjnych lokalizacjach, jak na przykład Kraków – częsta lokalizacja wydarzeń naukowych – dodajemy również zdjęcia miasta, które można wykorzystać w komunikacji.

Materiały dla Komitetu Naukowego

Specjalne arkusze oceny abstraktów w systemie double-blind review oraz przewodniki proceduralne wspierające pracę komitetu. Prawidłowa i obiektywna recenzja nadesłanych zgłoszeń jest fundamentem wysokiej rangi naukowej konferencji. Nasze narzędzia są zaprojektowane tak, by usprawnić i ustandaryzować ten proces, minimalizując subiektywizm i zapewniając sprawiedliwą ocenę dla wszystkich autorów. Materiały te są zgodne z dobrymi praktykami rekomendowanymi przez Ministerstwo Edukacji i Nauki.

Arkusz recenzji naukowej

Arkusz recenzji jest strukturyzowany i punktowy. Recenzenci oceniają abstrakt w kluczowych kategoriach, takich jak: nowość i oryginalność tematu, poprawność metodologiczna, jasność przekazu oraz zgodność z zakresem tematycznym konferencji. Dla każdej kategoria przypisana jest skala punktowa (np. 1-5) oraz miejsce na komentarz merytoryczny. Arkusz zawiera również osobne pola na uwagi dla autora (które zostaną mu przekazane) oraz uwagi dla przewodniczącego komitetu (poufne). Formularz jest w pełni anonimowy dla obu stron.

Harmonogram prac komitetu

Aby proces recenzji przebiegał sprawnie, opracowaliśmy szczegółowy harmonogram w formie tabeli. Określa on kamienie milowe i terminy, które przewodniczący komitetu może przesłać do wszystkich jego członków. Harmonogram zapobiega opóźnieniom i zapewnia terminowe powiadomienie autorów o wynikach recenzji.

Etap	Zadanie	Termin	Odpowiedzialny
1	Zamknięcie naboru abstraktów	DD.MM.RRRR	System konferencyjny
2	Rozdzielenie abstraktów między recenzentów	+3 dni robocze	Przewodniczący KN
3	Przeprowadzenie recenzji	+14 dni robocze	Członkowie KN
4	Podsumowanie ocen i podjęcie decyzji	+5 dni robocze	Przewodniczący KN
5	Wysłanie wyników do autorów	+2 dni robocze	Sekretarz konferencji

Proces ten można efektywnie wspomagać za pomocą platform do recenzji 'EasyChair’, z którymi nasze szablony są kompatybilne.

Logistyka i obsługa konferencji na miejscu

Pobierz checklisty, plany sal, wzory identyfikatorów oraz inne dokumenty niezbędne do sprawnej organizacji wydarzenia stacjonarnego lub hybrydowego. Ten etap decyduje o finalnym odbiorze konferencji przez uczestników. Dobre przygotowanie logistyczne pozwala uniknąć chaosu i skupić się na naukowej wymianie myśli. Nasze materiały powstały w oparciu o doświadczenia z organizacji wydarzeń w różnych obiektach, w tym w historycznym Krakowie, gdzie specyfika lokalizacji wymaga szczególnej dbałości o detale.

Checklista organizatora

Kompleksowa checklista w formie tabeli Excela lub dokumentu tekstowego z możliwością odhaczania zadań. Obejmuje ona wszystkie aspekty – od rezerwacji sal i cateringu na miesiąc przed wydarzeniem, przez potwierdzenie przyjazdu prelegentów, po zadania na sam dzień konferencji (sprawdzenie nagłośnienia, przygotowanie stoiska rejestracyjnego, rozstawienie tablic informacyjnych). Checklista jest podzielona na fazy (przygotowawcza, tydzień przed, dzień przed, dzień konferencji, dzień po) i przypisuje konkretne osoby do wykonania zadań.

Materiały dla uczestnika na miejscu wydarzenia

Pakiet materiałów, które uczestnik otrzymuje podczas rejestracji na miejscu, ma kluczowe znaczenie dla jego doświadczenia. Udostępniamy szablony wszystkich niezbędnych elementów:

• Identyfikator (konferencyjny badge): z imieniem, nazwiskiem, afiliacją, kodem QR linkującym do programu.
• Program konferencji w formie bookletu: przejrzysty harmonogram z podziałem na sesje, mapką obiektu oraz informacjami praktycznymi (hasło do WiFi, numery alarmowe).
• Torba konferencyjna: projekt do nadruku oraz listę sugerowanych materiałów do włożenia (długopis, notatnik, materiały partnerów).
• Certyfikat uczestnictwa: elegancki szablon do późniejszego wydruku i wręczenia.

Publikacja pokonferencyjna

Udostępniamy wytyczne dla autorów rozdziałów monografii oraz szablony do przygotowania manuskryptów do publikacji w serii wydawniczej. Dla wielu środowisk naukowych, zwłaszcza tych reprezentowanych przez Polską Akademię Nauk (PAN), recenzowana monografia pokonferencyjna jest kluczowym i wymiernym efektem wydarzenia. Nasze zasoby pomagają przejść od zbioru prezentacji do spójnej, wysokiej jakości publikacji naukowej, która może znaleźć się w prestiżowych bazach indeksacyjnych.

Wytyczne edytorskie dla autorów

To szczegółowy dokument (zwykle o objętości 10-15 stron) określający wszelkie formalne wymagania dotyczące przygotowania rozdziału. Zawiera informacje o strukturze tekstu (tytuł, streszczenie, słowa kluczowe, rozdziały, bibliografia), stylu cytowania (np. harwardzki, APA), formatowaniu (marginesy, czcionka, interlinia, numeracja) oraz zasadach przygotowania rycin i tabel. Wytyczne precyzują również wymagania etyczne dotyczące oryginalności pracy i ujawniania konfliktów interesów.

Procedura recenzji rozdziałów

Aby zapewnić najwyższą jakość monografii, opracowaliśmy klarowną procedurę recenzji rozdziałów, która jest rozszerzeniem procesu konferencyjnego. Określa ona ścieżkę postępowania z manuskryptem po konferencji: korektę autorską, ponowną, niezależną recenzję (często rozszerzoną w stosunku do recenzji abstraktu), etap wprowadzania poprawek przez autora oraz ostateczną akceptację przez redaktora tomu. Procedura gwarantuje, że publikacja spełni standardy wydawnicze i będzie mogła ubiegać się o punkty ministerialne.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy udostępniane przez was szablony są darmowe?

Tak, wszystkie materiały i narzędzia dostępne w tym dziale są całkowicie bezpłatne dla organizatorów konferencji naukowych, którzy rejestrują swoje wydarzenie na naszej platformie wwdk.pl. Chcemy w ten sposób realnie wspierać rozwój polskiej nauki i ułatwiać profesjonalną organizację spotkań akademickich.

Czy szablony są zgodne z wymaganiami Ministerstwa Edukacji i Nauki dotyczącymi publikacji?

Nasze wytyczne edytorskie i szablony do publikacji pokonferencyjnych są opracowywane we współpracy z doświadczonymi redaktorami naukowymi i biorą pod uwagę standardy wymagane do uzyskania punktów ministerialnych. Zalecamy jednak, aby każdy organizator, przed ogłoszeniem ostatecznych wytycznych autorom, skonsultował je z wybranym wydawnictwem, które finalnie opublikuje monografię, gdyż poszczególne wydawnictwa mogą mieć swoje dodatkowe wymagania.